ĐC: Số 4, Lê Quý Đôn, P.Tân Hiệp, TP Biên Hòa, Đồng Nai.
Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức hội thảo
Trong quá trình tổ chức hội nghị, hầu hết các doanh nghiệp đều muốn tạo ra một chương trình đặc biệt mang hình ảnh và văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp. Điều này có thể được thể hiện qua việc sáng tạo một chủ đề độc đáo và liên quan tới thương hiệu. Từ thiết kế không gian, trang trí sân khấu cho đến nội dung chương trình, tất cả sẽ xoay quanh chủ đề này. Mục tiêu là tạo ra một môi trường ấn tượng, mang tính nhận diện cao và tạo cảm giác đặc biệt cho người tham gia.
Thông báo Kế hoạch tổ chức Hội thảo du học Hàn Quốc tại trường Đại Học Công nghiệp – Hà Nội
Với mục đích cung cấp cho HS- SV trường DHCN Hà Nội những thông tin cần thiết về chương trình học tập tại Hàn Quốc, Công ty Đào tạo và Cung ứng nhân lực – HaUI (LETCO) thuộc Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội phối hợp với Trường Đại Học DONG – A (Hàn Quốc) tổ chức hội thảo “ Du Học Hàn Quốc”
Thời gian: 8h00 – 11h30, Thứ Bảy, ngày 11/5/2013.
Địa điểm: Hội trường tầng 3 A11, khu A, Đại học Công nghiệp Hà Nội
- Học sinh – Sinh viên trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội.
- Công ty TNHH Một thành viên Đào tạo và Cung ứng nhân lực – HaUI.
- Đại diện Trường Đại Học Dong – A và một số doanh nghiệp Hàn Quốc đầu tư tại Việt Nam.
Nội dung chi tiết tải về tại đây
Xây dựng ý tưởng tổ chức hội nghị
Sau khi đã hoàn thành việc xác định mục đích và chủ đề hội thảo, bước tiếp theo cần xây dựng và lên ý tưởng sơ bộ để sự kiện được diễn ra thành công mỹ mãn. Bạn cần lưu ý bước này trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị của doanh nghiệp.
Quyết định danh sách người tham dự
Biết được ai sẽ tham dự sẽ quyết định trực tiếp đến độ thành công của hội thảo. Ví dụ, nếu muốn chia sẻ kinh nghiệm phát triển doanh nghiệp, thì đối tượng người tham gia bạn hướng tới nên là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hơn. Còn nếu muốn tuyển dụng số lượng lớn, thì bạn sẽ phải tổ chức ở một khoảng không gian rộng hơn để phù hợp với nhiều cá nhân tới tham dự.
Nếu là những hội thảo mang tính chất chuyên ngành đặc thù, bạn nên đính kèm trước danh sách những khách tham dự. Càng cụ thể càng tốt. Và dĩ nhiên là cũng nên dự trù thêm một vài chỗ trống nếu khách mời có ý muốn dẫn thêm người quen.
Tùy vào số lượng người tham dự cũng như tính chất của hội thảo mà các bạn nhắm đến, hãy chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu như là hội thảo riêng tư, bạn nên chọn những nơi có tiếng trong việc đảm bảo quyền riêng tư của khách hàng. Còn nếu nó là những hội thảo lớn và mở cửa cho nhiều tầng khách tham dự, những trung tâm hội nghị là dành cho bạn.
Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo thành công
– Phát poster thông tin về hội thảo
– Hướng dẫn khách mời vào khu vực check in và nhận thẻ tri ân
– Khách mời và đối tác cùng chụp ảnh check in tại Backdrop
– Hướng dẫn vào khu vực ghế ngồi
– Khách mời/BLĐ giải đáp thắc mắc
– Công bố mã số may mắn và mời nhân vật may mắn lên nhận thưởng từ BTC
– Mời một khách mời lên sân khấu và bốc mã số may mắn cho khách quan
– Công bố mã số may mắn trúng thưởng
– Mời cá nhân sở hữu mã số trúng thưởng lên sân khấu
– Mời đại diện doanh nghiệp lên trao giải thưởng
– Giao lưu với khách mời trúng giải
– MC thông báo khách mời nhận quà lưu niệm tại bàn đón tiếp trước khi ra về
Gợi ý cho bạn: Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết hấp dẫn nhất 2024
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Xác định mục đích tổ chức hội thảo
Mỗi buổi hội thảo đều cần có mục đích tổ chức cho riêng mình. Doanh nghiệp của bạn đang muốn tổ chức tuyển dụng số lượng lớn? Hay là muốn mở hội nghị ra để chia sẻ kinh nghiệm phát triển của doanh nghiệp? Nhiều hội thảo lãng phí thời gian không đi vào được chủ đề chính chính là bởi không xác định rõ mục đích hội thảo ngay từ đầu. Nếu không xác định được điều này, thực sự bản chất của buổi hội thảo sẽ trở lên vô ích.
Trong quá trình diễn ra hội thảo
Sau khi đã có một bản sơ khai cơ bản về các đầu việc cần chuẩn bị phục vụ cho hội thảo, hãy dùng nhiệt huyết của bản thân để biến nó thành một buổi hội thảo thật sự thành công và không có gì đột ngột xảy ra.
Thu hút người nghe là chìa khóa thành công với mọi hội thảo. Nếu hội thảo của bạn chỉ có một người nói trong suốt 3 tiếng đồng hồ, thì đó là thuyết trình cá nhân chứ không còn là hội thảo. Bản chất của buổi hội thảo là cùng nhau thảo luận và trao đổi về một vấn đề chung nào đó.
Vậy nên bạn có thể tổ chức các trò chơi hoặc là hoạt động nhóm để kích thích sự tham gia đóng góp của người tham dự cùng hội thảo. Chắc chắn trong số người tham dự hội thảo không thể không có những người ngại phát biểu trước đám đông. Vậy nên hãy tạo ra những hoạt động nhằm kết nối mọi người, giúp mọi người làm quen nhau và tạo ra môi trường thoải mái để tự tin trao đổi.
Xác định thời gian và lựa chọn địa điểm tổ chức
Xem xét các địa điểm phù hợp với số lượng và yêu cầu của người tham gia. Đặt ngày và thời gian tổ chức hội thảo, đảm bảo không trùng với các sự kiện quan trọng khác.
Xem thêm: Top 8 địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội
Về danh sách khách mời, bạn cần lên danh sách đầy đủ để nắm bắt được con số, không được bỏ sót các đối tượng quan trọng. Ban tổ chức phải rà soát nhiều lần trước khi in ấn số lượng thư mời hoặc linh hoạt đối với khách mời ở xa bằng cách gửi thư mời điện tử trước thời gian diễn ra sự kiện.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Để có thể tổ chức hội nghị thành công, một bước không thể thiếu là bạn cần phải dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo một cách cụ thể và chi tiết nhất để tránh phát sinh nhiều chi phí lãng phí. Nếu như bạn dự trù ngân sách tổ chức sự kiện ít hơn so với kinh phí thực tế, thì sẽ có thể gặp khó khăn trong công tác chuẩn bị và tổ chức buổi hội thảo, hội nghị, dẫn tới kết quả của sự kiện đó cũng bị ảnh hưởng.
Trong quá trình diễn ra sự kiện sẽ không thể tránh khỏi những rủi ro hoặc phát sinh ngoài ý muốn. Chính vì vậy việc lên kế hoạch dự phòng khi tổ chức hội thảo rất quan trọng. Việc lên kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn chủ động trước mọi tình huống phát sinh, giảm thiểu rủi ro và để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
VietPower – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
VietPower là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm. Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện như hội thảo, hội nghị, triển lãm, lễ khai trương, gala dinner, team building,… với đội ngũ nhân sự trẻ trung, sáng tạo, năng động cùng hệ thống trang thiết bị tiên phong, hiện đại.
VietPower đảm bảo sự thành công của sự kiện với kinh nghiệm dày dặn cùng quy trình bài bản như: lựa chọn địa điểm, thiết kế và trang trí không gian, chọn lựa các đối tác liên quan, chuẩn bị kỹ lưỡng chương trình, đảm bảo sự thu hút của sự kiện đến từ khách mời và phương tiện truyền thông. Điều này giúp cho các sự kiện được VietPower tổ chức đều mang lại hiệu quả cao cho khách hàng của mình.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu về các xu hướng mới nhất trong ngành tổ chức sự kiện và có kinh nghiệm làm việc với nhiều khách hàng, VietPower đang trở thành một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam.
Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo cụ thể mà VietPower muốn gửi đến bạn, hy vọng qua thông tin trong bài viết ở trên đã cung cấp cho bạn kinh nghiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo thành công. Liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn ý tưởng tổ chức sự kiện hội thảo hay nhất!
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
